Datenschutz Portal für nachhaltige Kommunen

Wir, die Bertelsmann Stiftung, betreiben das „Portal für nachhaltige Kommunen“ (im Folgenden: „Plattform“) und sind Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten der Nutzer. Unsere Kontaktdaten finden Sie im Impressum des Online-Angebotes, die Ansprechpartner für Fragen zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten sind direkt in dieser Datenschutzerklärung genannt.

Die Plattform wird als Mandant der Plattform „knotdots.net“ betrieben und dient der Bereitstellung und Vernetzung von Informationen, Daten und Inhalten im Kontext nachhaltiger kommunaler Entwicklung.

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und verarbeiten diese ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Diese Datenschutzerklärung informiert Sie darüber, in welchem Umfang und zu welchem Zweck personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform verarbeitet werden.

Personenbezogene Daten sind Informationen über eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person. Hierunter fallen alle Informationen zu Ihrer Identität wie beispielsweise Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse oder Ihre Postanschrift. Informationen, die nicht mit Ihrer Identität in Verbindung gebracht werden können (wie zum Beispiel statistische Angaben, etwa zur Anzahl der Nutzer des Online-Angebotes) gelten dagegen nicht als personenbezogene Informationen.

Als Nutzer:in können Sie das Portal für nachhaltige Kommunen in der Plattform knotdots.net grundsätzlich ohne Offenlegung Ihrer Identität und ohne Angabe von personenbezogenen Daten nutzen. Es werden dann lediglich allgemeine Informationen über den Besuch unseres Online-Angebotes erfasst. Für manche der angebotenen Dienste werden allerdings personenbezogene Daten von Ihnen erhoben, z. B.. wenn Sie sich mit Ihrem Nutzerkonto innerhalb Ihrer Instanz anmelden. Diese Daten werden dann grundsätzlich nur zu Zwecken der Nutzung dieses Online-Angebots, beispielsweise zur Bereitstellung der gewünschten Informationen, verarbeitet. Bei der Erhebung von personenbezogenen Daten müssen nur die Daten verpflichtend angegeben werden, die zwingend erforderlich sind. Darüber hinaus können weitere Angaben möglich sein, wobei es sich dann um freiwillige Angaben handelt. Über die konkreten Einzelheiten informieren wir dann in dem entsprechenden Abschnitt dieser Datenschutzerklärung.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung auf Basis Ihrer personenbezogenen Daten findet im Zusammenhang mit der Nutzung unseres Online-Angebotes nicht statt.

Die Bertelsmann Stiftung ist Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO für den Betrieb der Plattform und die hiermit verbundenen Datenverarbeitungen.

Für die Verwaltung der Nutzerkonten innerhalb ihrer jeweiligen Instanz (Kommunal- oder Partnerprofil) sind die teilnehmenden Kommunen und Partner eigenständig verantwortlich. Diese legen Nutzerkonten an, verwalten Zugriffsberechtigungen und sind für die rechtzeitige Sperrung oder Löschung von Konten (z. B. bei Ausscheiden von Beschäftigten) verantwortlich. Insoweit ist die jeweilige Kommune oder der jeweilige Partner eigenständige Verantwortliche im Sinne der DSGVO.

Soweit Verarbeitungen gemeinsam durch die Bertelsmann Stiftung und eine Kommune / einen Partner vorgenommen werden , kann eine gemeinsame Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO bestehen. Die Parteien schließen in diesen Fällen entsprechende Vereinbarungen über die Aufteilung der datenschutzrechtlichen Verantwortung. Die wesentlichen Inhalte dieser Vereinbarungen werden den Betroffenen auf Anfrage mitgeteilt.

Für Fragen zur Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzerverwaltung Ihrer Kommune / Ihres Partners wenden Sie sich bitte direkt an die für Ihre Instanz zuständige Administrierung.

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Informationen grundsätzlich nur zur Erbringung der von Ihnen gewünschten Leistungen. Soweit im Rahmen der Leistungserbringung von uns externe Dienstleister eingesetzt werden, erfolgt deren Zugriff auf die Daten auch ausschließlich zum Zwecke der Leistungserbringung. Durch technische und organisatorische Maßnahmen stellen wir die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben sicher und verpflichten auch unsere externen Dienstleister hierauf.

Mit der inhaltlichen Betreuung der Plattform haben wir das Deutsche Institut für Urbanistik gGmbH, Zimmerstr. 13-15, 10969 Berlin, beauftragt. Mit dem Deutschen Institut für Urbanistik haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen.

Mit der technischen Betreuung der Plattform haben wir die knot dots UG (haftungsbeschränkt), Sachsenwaldstr. 2, 12157 Berlin, beauftragt. Mit der knot dots UG (haftungsbeschränkt) haben wir ebenfalls einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen (siehe „Das Online-Angebot des Portals für nachhaltige Kommunen“).

Wir geben darüber hinaus die Daten nicht ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung an Dritte weiter, insbesondere nicht zu Werbezwecken. Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt nur, wenn Sie selbst in die Datenweitergabe eingewilligt haben oder soweit wir aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und / oder behördlicher bzw. gerichtlicher Anordnungen hierzu berechtigt oder verpflichtet sind. Dabei kann es sich insbesondere um die Auskunftserteilung für Zwecke der Strafverfolgung, zur Gefahrenabwehr oder zur Durchsetzung geistiger Eigentumsrechte handeln.

Die Sichtbarkeitseinstellungen „Nur für mich“, „Mitglieder meiner Organisation“, „Mitglieder des Portals für nachhaltige Kommunen“ und „Gesamte Öffentlichkeit“ steuern die reguläre Sichtbarkeit von Inhalten innerhalb der Plattform. Anlassbezogene administrativ-technische Zugriffe durch hierfür berechtigte Administrator:innen der jeweiligen Instanz oder durch von uns eingesetzte Dienstleister können erfolgen, soweit dies zur Nutzerverwaltung, technischen Fehlerbehebung, IT-Sicherheit, Missbrauchsabwehr oder rechtlichen Prüfung erforderlich ist. Diese Zugriffe erfolgen nur zweckgebunden und im erforderlichen Umfang. Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten selbst oder durch Dienstleister in Staaten außerhalb der Europäischen Union übermitteln, halten wir die besonderen Vorgaben der Art. 44 ff. DSGVO hierfür ein und verpflichten auch unsere Dienstleister auf die Einhaltung dieser Regelungen. Wir werden Ihre Daten daher nur vorbehaltlich des durch die DSGVO gewährleisteten Schutzniveaus in Staaten außerhalb der Europäischen Union übermitteln. Dieses Schutzniveau wird insbesondere durch einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission oder durch geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO gewährleistet.

Die Bertelsmann Stiftung behält sich vor, den Betrieb der Plattform zu einem späteren Zeitpunkt auf eine andere Organisation zu übertragen. Im Falle einer solchen Übertragung würde der neue Betreiber die Rolle des datenschutzrechtlich Verantwortlichen für den Plattformbetrieb übernehmen.

Wir werden Sie und die teilnehmenden Kommunen / Partner rechtzeitig und mit ausreichendem Vorlauf über eine solche Übertragung informieren, bevor personenbezogene Daten an den neuen Betreiber übermittelt werden. Sie haben das Recht, der Übermittlung Ihrer Daten zu widersprechen und Ihre Mitgliedschaft in der Plattform vor einer Übertragung zu beenden. Die Rechtsgrundlage für die Datenübermittlung im Falle der Übertragung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Fortführung der Plattform) bzw. ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), soweit eine solche eingeholt wird.

Wir setzen Cookies und vergleichbare Technologien ein, soweit dies für die Bereitstellung der Plattform, insbesondere für Login, Sitzungsverwaltung, Sicherheit und Rechteverwaltung, technisch erforderlich ist. Rechtsgrundlage für den Zugriff auf Informationen in Endeinrichtungen ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; Rechtsgrundlage für die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit dies zur Bereitstellung der gewünschten Plattformfunktion erforderlich ist.

Zur Bereitstellung, zum Hosting und zum technischen Betrieb des Plattform-Bereichs werden bei jedem Zugriff auf das Online-Angebot – unabhängig von einer Registrierung – automatisch Informationen, an den Server der knot dots UG übermittelt.

Dazu gehören insbesondere:

·       Datum und Uhrzeit des Zugriffs

·       IP-Adresse

·       Webseite, von der aus die Webseite aufgerufen wurde

·       Besuchte Seite auf der Webseite

·       Übertragene Datenmenge

·       Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version

·       Betriebssystem

·       Zugriffs-Status (z. B., ob die Webseite problemlos aufgerufen werden konnte oder ob Sie eine Fehlermeldung erhalten haben) 

·       Nutzung von Webseite-Funktionen

·       eingegebene Suchbegriffe

·       Zugriffshäufigkeit der einzelnen Webseite

·       Beitragsinhalte

Die vorübergehende Speicherung der Daten ist für den Ablauf eines Webseitenbesuchs erforderlich, um Ihnen die Webseite anzeigen zu können. Diese Verarbeitung ist technisch erforderlich, um die Funktionsfähigkeit der Webseite und die Sicherheit der informationstechnischen Systeme zu gewährleisten. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist damit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, um die Bereitstellung, Sicherheit und Stabilität der Webseite zu garantieren.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.

Weitere Hinweise finden Sie in der Datenschutzerklärung der knot dots UG (haftungsbeschränkt): Datenschutzerklärung knotdots.net | knotdots.

Für die Einrichtung und Verwaltung von Nutzerkonten verarbeiten wir insbesondere Name bzw. Benutzername, dienstliche E-Mail-Adresse, Zugehörigkeit zu einer Kommune oder einem Partner, Rollen und Berechtigungen, Login- und Statusdaten sowie die von Nutzer:innen eingestellten oder bearbeiteten Inhalte einschließlich Bearbeitungsvermerken.

Zwecke der Verarbeitung sind die Bereitstellung des zugangsgeschützten Plattformbereichs, die Nutzer- und Rechteverwaltung, die Zuordnung von Inhalten zu Kommunen oder Partnern, die IT-Sicherheit, die Fehlerbehebung und die Kommunikation im Zusammenhang mit der Plattformnutzung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung der Plattformfunktionen erforderlich ist; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und ordnungsgemäßen Plattformbetrieb.

Der gewählte Benutzername kann bei erstellten oder bearbeiteten Inhalten als Autor:innen- oder Bearbeitungshinweis sichtbar sein. Nutzer:innen können hierfür, soweit dies von der jeweiligen Kommune oder dem jeweiligen Partner zugelassen wird, ein Pseudonym verwenden.

Nutzerkonto- und Berechtigungsdaten werden grundsätzlich für die Dauer der aktiven Nutzung gespeichert und nach Wegfall der Berechtigung oder Beendigung der Zusammenarbeit gelöscht oder gesperrt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen an einer weiteren Speicherung, insbesondere zur Rechtsverteidigung, bestehen. Öffentlich freigegebene Inhalte können nach Maßgabe der Nutzungsbedingungen auch nach Beendigung der Zusammenarbeit weiter vorgehalten werden.

Berechtigte Nutzer:innen können im Rahmen der Plattform optional PDF-Dokumente hochladen und für eine KI-gestützte Analyse freigeben. In diesem Fall werden die für die Analyse erforderlichen Inhalte des PDF-Dokuments an den KI-Service Mistral AI, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich, übermittelt und dort verarbeitet. Zweck der Verarbeitung ist die Extraktion, Strukturierung und Klassifizierung von Inhalten zur Erstellung von Wissensobjekten innerhalb der Plattform.

Die Nutzung des KI-Services ist optional. Nutzer:innen haben vor dem Upload zu prüfen, dass das Dokument keine personenbezogenen Daten enthält, sofern deren Verarbeitung für den jeweiligen Zweck nicht erforderlich und rechtmäßig ist. Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO dürfen nicht hochgeladen werden.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Bereitstellung der Plattformfunktionen gegenüber den Nutzer:innen erforderlich ist; im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bereitstellung einer unterstützenden Analysefunktion für die Zwecke der Plattform.

Eine Nutzung der hochgeladenen Dokumente oder Analyseergebnisse zu Trainingszwecken des KI-Dienstes ist für diesen Plattformbetrieb vertraglich ausgeschlossen. Soweit Mistral AI Unterauftragnehmer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums einsetzt, erfolgt dies nur unter Einhaltung der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln.

Die Analyseergebnisse werden in der Plattform gespeichert und den berechtigten Nutzer:innen zur Prüfung und Nachqualifizierung angezeigt. Eine Veröffentlichung erfolgt erst nach ausdrücklicher Freigabe durch die hierfür berechtigten Nutzer:innen.

Soweit wir für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eine Einwilligung einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung; dies ist z. B. der Fall, wenn Sie sich – bei entsprechender Bereitstellung dieses Services – für unseren Newsletter anmelden.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, weil dies zur Erfüllung eines Vertrages oder im Rahmen eines vertragsähnlichen Verhältnisses mit Ihnen erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Dies erfolgt z. B. im Rahmen der Nutzerverwaltung.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung verarbeiten, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung.

Als Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung kommt weiter Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO in Betracht, wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses unserer Stiftung oder eines Dritten erforderlich ist und dabei Ihre Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten nicht den Schutz der personenbezogenen Daten erfordern.

Im Rahmen dieser Datenschutzerklärung weisen wir immer darauf hin, auf welche Rechtsgrundlage wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stützen.

Wir löschen bzw. sperren Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich immer dann, wenn der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann aber darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch rechtliche Vorgaben, denen wir unterliegen, vorgesehen ist, etwa im Hinblick auf gesetzliche Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. In einem solchen Fall löschen bzw. sperren wir Ihre personenbezogenen Daten nach dem Ende der entsprechenden Vorgaben.

Wir als Bertelsmann Stiftung legen großen Wert darauf, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten möglichst transparent zu erläutern und Sie auch über die Ihnen zustehenden Rechte zu informieren. Wenn Sie nähere Informationen wünschen oder die Ihnen zustehenden Rechte ausüben wollen, können Sie sich jederzeit bei uns melden, damit wir uns um Ihr Anliegen kümmern.

Bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen umfangreiche Rechte zu. Zunächst haben Sie ein umfangreiches Auskunftsrecht und können gegebenenfalls die Berichtigung und / oder Löschung bzw. Sperrung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Sie können auch eine Einschränkung der Verarbeitung verlangen und haben ein Widerspruchsrecht. Im Hinblick auf die uns von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten steht Ihnen außerdem ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu.

Wenn Sie eines Ihrer Rechte geltend machen und / oder nähere Informationen hierüber erhalten möchten, wenden Sie sich bitte an unsere Mitarbeiter über das Kontaktformular. Alternativ können Sie sich außerdem an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Eine einmal von Ihnen erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft frei widerrufen werden. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Ansprechpartner hierfür ist unser Datenschutzbeauftragter.

Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht auf einer Einwilligung beruht, sondern aufgrund einer anderen Rechtsgrundlage erfolgt, können Sie dieser Datenverarbeitung widersprechen. Ihr Widerspruch führt zu einer Überprüfung und gegebenenfalls Beendigung der Datenverarbeitung. Sie werden über das Ergebnis der Überprüfung informiert und erhalten – soweit die Datenverarbeitung dennoch fortgesetzt werden soll – von uns nähere Informationen, warum die Datenverarbeitung zulässig ist.

Wir haben einen externen Datenschutzbeauftragten bestellt, der uns in datenschutzrechtlichen Themen unterstützt und an den Sie sich auch direkt wenden können. Für Fragen bezogen auf unseren Umgang mit personenbezogenen Daten oder weitere Informationen zu datenschutzrechtlichen Themen steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter und sein Team gerne zur Verfügung:

RA Dr. Sebastian Meyer, LL.M.
c/o BRANDI Rechtsanwälte
Adenauerplatz 1
33602 Bielefeld
Telefon: 0521 / 96535-812
E-Mail: datenschutz@bertelsmann-stiftung.de 

Sofern Sie unseren Datenschutzbeauftragten persönlich per E-Mail kontaktieren möchten, erreichen Sie ihn auch unter sebastian.meyer@brandi.net .

Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns nicht im Einklang mit dieser Datenschutzerklärung oder den anwendbaren Datenschutzbestimmungen erfolgt, können Sie sich bei unserem Datenschutzbeauftragten beschweren. Der Datenschutzbeauftragte wird die Angelegenheit dann prüfen und Sie über das Ergebnis der Prüfung informieren. Darüber hinaus steht Ihnen auch ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu.

Unser Online-Angebot kann Links zu anderen Websites enthalten. Diese Verlinkungen sind in der Regel als solche gekennzeichnet. Wir haben keinen Einfluss darauf, inwieweit auf den verlinkten Webseiten die geltenden Datenschutzbestimmungen eingehalten werden. Wir empfehlen daher, dass Sie sich auch bei anderen Websites über die jeweiligen Datenschutzerklärungen informieren.

Der Stand dieser Datenschutzerklärung wird durch die Datumangabe (unten) kenntlich gemacht. Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Eine Änderung erfolgt insbesondere bei technischen Anpassungen des Online-Angebotes oder bei Änderungen der datenschutzrechtlichen Vorgaben. Die jeweils aktuelle Version der Datenschutzerklärung ist immer direkt über das Online-Angebot abrufbar. Wir empfehlen Ihnen, sich regelmäßig über Änderungen dieser Datenschutzerklärung zu informieren.

Stand dieser Datenschutzerklärung: Mai 2026